Darum ist der Einsatz eines Dokarchivs für KMUs notwenig!
Der Gesetzgeber verlangt förmlich den Einsatz eines DMS in jedem deutschen Unternehmen.
Kennen Sie alle gesetzlichen Vorschriften zur Dokumentenhaltung in Ihrem Unternehmen?
- Aufbewahrungspflichten in Papier und elektronisch, solange unveränderbar
- E-Rechnungspflicht ab 2025
- Dokumentationspflichten für technische Dokumente
- Buchführungspflichten gerade bei der digitalen Archivierung und Unveränderbarkeit
- Verfahrensdokumentation muss für jede Softwarelösung vorhanden sein
- Datenschutz und Löschfristen
Aufbewahrungspflichten am Beispiel eines Handwerksunternehmen
| Dokumentenart | Gesetzliche Grundlage | Aufbewahrungsfrist | Bemerkung |
| Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Kassenbelege) | §§ 238, 257 HGB / § 147 AO | 8 Jahre | Papier oder digital, revisionssicher archivieren |
| Jahresabschlüsse, Bilanz, GuV | §§ 238, 257 HGB / § 147 AO | 8 Jahre | Digital erlaubt, muss unveränderbar sein |
| Verträge (z. B. mit Kunden, Lieferanten) | § 147 AO, HGB | 6–8 Jahre | Kundendaten regelmäßig prüfen |
| Angebote und Auftragsbestätigungen | § 147 AO, HGB | 6 Jahre | Auch bei nicht erfolgtem Auftrag |
| Geschäftsbriefe (schriftlich & elektronisch) | § 257 HGB | 6 Jahre | Auch E-Mails mit geschäftlichem Inhalt |
| Arbeitsverträge / Lohnabrechnungen | § 147 AO, Arbeitsrecht | 6 Jahre | Auf Lohnabrechnungen DSGVO beachten |
| Nachweise für Bauleistungen (VOB/B) | VOB/B, ggf. BGB | 5 Jahre (nach BGB), empfohlen: 10 Jahre | Leistungsnachweise & Bautagesberichte wichtig |
| Datenschutz-Verzeichnis (DSGVO) | Art. 30 DSGVO | aktuell halten | Regelmäßig aktualisieren |
| Verfahrensdokumentation (GoBD) | GoBD (BMF-Schreiben) | aktuell halten | Zwingend bei digitaler Buchführung |
| Wartungs- und Prüfprotokolle | BetrSichV, DGUV Vorschriften | bis zur nächsten Prüfung, empfohlen: 5 Jahre | Inspektionen dokumentieren |
| CE-Dokumentation bei Produktverkauf | Produkthaftungsgesetz / CE-Richtlinien | so lange Produkt im Markt, min. 10 Jahre | Nur bei Herstellung oder Import erforderlich |
| Sicherheitsunterweisungen & Schulungsnachweise | DGUV Vorschriften / ArbSchG | 3–5 Jahre | Pflicht für Arbeitsschutz |
| Elektronische Rechnungen (ab 2025 verpflichtend) | § 14 UStG / E-Rechnungsverordnung | 10 Jahre | Standard ab 2025 – vorbereiten |
| Handwerkskarte / Gewerbeanmeldung | HwO, GewO | dauerhaft | Handwerkskammer stellt Bescheinigung aus |
| Nachweise zur Betriebshaftpflicht | Versicherungsvertragsgesetz (VVG) | dauerhaft | Policen & Schadensfälle dokumentieren |
Löschfristen am Beispiel eines Handwerksunternehmen
| Datenkategorie | Löschfrist | Rechtsgrundlage / Bemerkung |
| Bewerbungsunterlagen (nicht eingestellt) | 6 Monate nach Absage | § 21 Abs. 5 AGG (Beweissicherung) |
| Mitarbeiterdaten (nach Ausscheiden) | 3 Jahre (zivilrechtl. Verjährung) | Einzelfälle prüfen (z. B. Lohnsteuer: 10 Jahre nach AO) |
| Lohn- und Gehaltsdaten | 10 Jahre | § 147 AO – steuerlich relevante Unterlagen |
| Kundenstammdaten ohne aktive Beziehung | 3–5 Jahre nach letztem Kontakt | Einzelfallprüfung, evtl. längere Fristen bei Werkverträgen |
| Kundendaten mit Rechnung | 8 Jahre | § 147 AO – steuerliche Aufbewahrungspflicht |
| E-Mails mit personenbezogenen Daten | 6 Jahre oder kürzer | DSGVO-konform, geschäftsrelevant = HGB/AO beachten |
| Videoüberwachung | Max. 72 Stunden | § 4 BDSG (neu), DSGVO Art. 6 |
Ohne Dokumentenarchiv kann es schnell rechtliche Probleme geben
Mit dem Einsatz eines Dokumentenarchivs sichern Sie sich gegen heute unbekannte Probleme im Bereich Datenschutz oder der nachweislichen Unveränderbarkeit von Dokumenten ab.
Egal ob das Finanzamt oder ein Gericht von Ihnen verlangt, Ihre Pflichten nachzuweisen. Mit der Historie können Sie jederzeit den jeweiligen Dokumentenverlauf nachweisen. Ein Dokumentenarchiv ist Ihre technisch, praktische Versicherung für den Umgang mit Dokumenten in Ihrem Unternehmen.
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