Best Case 1
Rechnung kommt im Postfach an.
Mail und Anhang werden archiviert, der Beleg bleibt auffindbar und kann in Folgeprozesse wie Freigabe oder Buchhaltung überführt werden.
Zusatzmodul
E-Mails rechtssicher archivieren, ohne den Arbeitsalltag zu stören.
Geschäftliche E-Mails und Anhänge werden aus Microsoft 365/Outlook automatisch oder gezielt per Klick archiviert und bleiben bei Kunde, Projekt oder Vorgang wiederauffindbar.
E-Mailimporter buchenOutlook / Microsoft 365
1
Postfach
Mail und Anhang kommen im Tagesgeschäft an.
2
Archiv
Automatisch oder per Add-in rechtssicher ablegen.
3
Vorgang
Kunde, Projekt oder Rechnung bleiben auffindbar.
Best Case 2
Projektmail muss zum Vorgang.
Per Outlook-Add-in legen Teams wichtige Nachrichten direkt beim Kunden, Projekt oder Vorgang ab.
Best Case 3
Postfächer sollen automatisch gesichert werden.
Regelbasierte serverseitige Archivierung sorgt dafür, dass die Ablage nicht vom einzelnen Mitarbeitenden abhängt.
Zwei Wege
Automatisch sichern oder bewusst zuordnen.
Serverseitig archivieren
Über definierte Regeln werden E-Mails direkt am Server abgeholt und mitarbeiterunabhängig im Archiv abgelegt.
Per Outlook-Add-in ablegen
Teams ordnen wichtige Mails direkt aus dem Posteingang einem Kunden, Projekt oder Vorgang zu.
Anhänge weiterverarbeiten
Eingangsrechnungen und Belege aus Anhängen können separat abgelegt und in Freigabe oder Buchhaltung überführt werden.
Per Volltext finden
Nachrichten und Anhänge stehen gemeinsam mit Dokumenten im Archiv bereit und sind über Suche und Kontext auffindbar.
Microsoft 365 als Heimspiel
E-Mail-Archivierung ist kein Nebenfeature. Sie ist der Alltag kleiner Unternehmen.
Viele relevante Dokumente kommen nicht als Papier, sondern als Mail: Rechnungen, Angebote, Freigaben, Bestellungen, Absprachen und Anhänge. Genau dort setzt das Modul an.
dokarchiv.cloud unterstützt Microsoft 365/Exchange Online und Outlook, kann aber auch in hybriden Szenarien und mit imap-fähigen Mailservern arbeiten.
Rechtssichere Ablage
Nachvollziehbar statt Postfach-Suche.
E-Mails und Anhänge werden GoBD-unterstützt archiviert und bleiben unabhängig vom persönlichen Postfach verfügbar.
Klarer Kontext
Alles am richtigen Ort.
Nachrichten werden Kunden, Lieferanten, Projekten oder Vorgängen zugeordnet. So bleibt die Kommunikation Teil des Dokumentenzusammenhangs.
Marktplatz
E-Mailimporter direkt zubuchen.
Das Zusatzmodul kann im Bestellprozess ergänzt und anschließend eingerichtet werden.
Zusatzmodul