Gezielt
Per Add-in direkt aus Outlook ablegen.
Teams legen wichtige Nachrichten bewusst beim passenden Kunden, Projekt oder Vorgang ab, ohne zwischen Systemen hin und her zu springen.
Outlook E-Mail-Archivierung
Geschäftliche E-Mails gehören nicht ins persönliche Suchchaos.
Mit dokarchiv.cloud werden E-Mails und Anhänge aus Outlook und Microsoft 365 automatisch oder per Add-in archiviert. So bleiben Absprachen, Rechnungen und Nachweise beim richtigen Kunden, Projekt oder Vorgang.
E-Mail-Modul ansehenMicrosoft 365 / Outlook
1
Postfach
Mail und Anhang treffen im Alltag ein.
2
Archiv
Automatisch oder bewusst zuordnen.
3
Vorgang
Kunde, Projekt und Beleg bleiben verbunden.
Problem
Postfächer sind kein guter Ort für Unternehmenswissen.
In vielen kleinen Unternehmen liegen wichtige Informationen in persönlichen Postfächern. Angebote, Rechnungen, Rückfragen, Anhänge und Entscheidungen sind zwar vorhanden, aber nicht für das Team nachvollziehbar.
Die Outlook E-Mail-Archivierung holt diese Informationen in den Dokumentenzusammenhang. Eine Mail wird damit nicht nur gespeichert, sondern beim richtigen Vorgang wiedergefunden.
Automatisch
Regeln sichern wiederkehrende Postfächer.
Serverseitige Archivierung hilft, damit wichtige Ablage nicht allein von einzelnen Mitarbeitenden abhängt.
Nachvollziehbar
E-Mail und Anhang bleiben zusammen.
Rechnungen, Belege und Korrespondenz werden im Kontext archiviert und später per Suche oder Vorgang wieder sichtbar.
Best Case
Aus einer Mail wird ein nachvollziehbarer Vorgang.
Eine Rechnung kommt im Outlook-Postfach an. Die Nachricht und der Anhang werden archiviert, dem Rechnungseingang zugeordnet und bleiben für Freigabe, Buchhaltung oder Steuerberater auffindbar.
1Mail
Nachricht und Anhang
2Zuordnung
Kunde, Projekt, Kategorie
3Archiv
nachvollziehbar speichern
4Folgeprozess
Freigabe oder Buchhaltung
FAQ
Häufige Fragen zur Outlook E-Mail-Archivierung.
Ist die Archivierung für Microsoft 365 geeignet?
Ja. Das Modul ist auf Outlook und Microsoft 365 ausgelegt und unterstützt sowohl gezielte Ablage als auch automatische Archivierungswege.
Was passiert mit Anhängen?
Anhänge bleiben gemeinsam mit der E-Mail nachvollziehbar im Archiv und können später im passenden Kontext wiedergefunden werden.
Kann das Team weiterhin Outlook nutzen?
Ja. Outlook bleibt Teil des Arbeitsalltags. Die Archivierung ergänzt den Ablauf, statt das Postfach als Arbeitsmittel zu ersetzen.
Warum ist das für kleine Unternehmen wichtig?
Weil Wissen sonst in persönlichen Postfächern verschwindet. Eine zentrale Archivierung macht Abläufe unabhängiger von einzelnen Personen.
Nächster Schritt
E-Mail-Archivierung im Ablauf sehen.
Wer Outlook und Microsoft 365 im Büroalltag nutzt, erkennt den Nutzen am schnellsten in einer kurzen Demo.