Rechnung kommt per E-Mail.
Die Mail wird archiviert, der Anhang bleibt auffindbar und die Rechnung kann geprüft, freigegeben und später an Steuerberater oder Buchhaltung übergeben werden.
E-Mail-Archivierung, Belegkontrolle, VolltextsucheProduktüberblick
Eine praktische Dokumentenzentrale für den Büroalltag.
dokarchiv.cloud sammelt Dokumente, E-Rechnungen, E-Mails und Belege dort, wo kleine Teams sie brauchen: in einer durchsuchbaren, nachvollziehbaren Dokumentenzentrale.
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Best Cases
Nicht Funktionen verkaufen. Arbeit leichter machen.
Beleg wird unterwegs fotografiert.
Mitarbeiter erfassen Tank-, Bewirtungs- oder Einkaufsbelege per App. Das Dokument landet im Archiv, nicht in einer Hosentasche oder Chatgruppe.
Mobile App, Upload, revisionssichere AblageScanner steht bereits im Büro.
Dokumente werden direkt in die passende Ablage gescannt. Kleine Teams arbeiten weiter mit vorhandenen Geräten, bekommen aber danach Ordnung und Suche dazu.
Scan, Webupload, Kategorien, VorgängeE-Rechnung muss sauber verarbeitet werden.
XRechnung oder ZUGFeRD werden empfangen, angezeigt, archiviert und für Folgeprozesse vorbereitet. Der Betrieb bleibt handlungsfähig, ohne neue Komplexität aufzubauen.
E-Rechnung, Webviewer, Archiv, ExportAusgangsrechnung wird erstellt.
Mit Faktura wird die Rechnung geschrieben, festgeschrieben, per E-Mail versendet und automatisch im Dokumentenarchiv abgelegt.
Faktura, fortlaufende Nummer, ArchivierungEin Dokument wird dringend gesucht.
Statt Ordner, Postfächer und lokale Laufwerke zu durchsuchen, findet das Team Belege, Verträge oder Mails per Volltextsuche und Filter.
OCR, Suche, Filter, VorschauProduktbilder
So sieht dokarchiv.cloud im Arbeitsalltag aus.
Mobile App
Unterwegs erledigen, was sonst liegen bleibt.
Die mobile Ansicht ist kein separates System, sondern der schnelle Zugriff auf Dokumente, Posteingang und Upload. Dokumente können aus Banking-, Versicherungs-, Download- oder E-Mail-Apps direkt an dokarchiv.cloud übergeben werden.
Dokumente mobil finden
Suche, Filter und Vorschau funktionieren auch auf dem Smartphone, damit Belege unterwegs nicht aus dem Blick geraten.
Belege prüfen
Vorschau und Eigenschaften bleiben zusammen. Rechnungsdaten, Beschreibung und Kategorie sind direkt nachvollziehbar.
Aus anderen Apps archivieren
Bankbeleg, Versicherungsschreiben, PDF aus Downloads oder E-Mail-Anhang per Teilen-Funktion an dokarchiv.cloud senden.
Rein und raus teilen
Nach dem Upload ist klar: Das Dokument ist angekommen. Aus dem Archiv kann es bei Bedarf wieder an andere Apps weitergegeben werden.
So arbeitet das Produkt
Erfassen, prüfen, ablegen, wiederfinden.
Die vorhandenen dokarchiv.cloud-Module werden nicht als isolierte Featureliste gezeigt, sondern als einfacher Ablauf. Kleine Unternehmen erkennen sofort, wo die Lösung in ihren Alltag passt.
- Erfassung per App, Scan, Upload, E-Mail oder Schnittstelle
- Prüfung und Freigabe für Rechnungen und wichtige Belege
- Kategorien, Vorgänge, Rechte und Notizen für nachvollziehbare Ordnung
- OCR-Volltextsuche, Filter und Vorschau für schnelles Wiederfinden
1Eingang
Mail, Scan, App, Upload
2Kontrolle
prüfen, freigeben, zuordnen
3Archiv
Kunde, Projekt, Kategorie
4Suche
Volltext, Filter, Vorschau
Starker Technologiepartner
Direkt vom Brother-Gerät ins dokarchiv.cloud.
Ausgewählte Brother-Scanner und MFC-Systeme können Dokumente ohne PC-Zwischenschritt direkt an dokarchiv.cloud übergeben. Die Kategorie wird am Touchmenü gewählt, danach wird das Dokument über eine verschlüsselte Verbindung in das Archiv übertragen.
Praxisfall 1
Posteingang am Empfang mit ADS-4700W.
Eine Rechnung kommt per Post. Der Mitarbeiter legt sie in den Brother ADS-4700W, wählt am Touchscreen zum Beispiel „Rechnungseingang“ und scannt direkt in dokarchiv.cloud. Dort landet der Beleg im passenden Eingang, kann geprüft, freigegeben und später wiedergefunden werden.
Kein lokaler Scanordner, kein manuelles Verschieben, keine Zusatzsoftware am PC.
Praxisfall 2
Büroalltag mit MFC-J5955DW.
Im kleinen Büro wird ein Brother MFC-J5955DW ohnehin zum Drucken, Kopieren und Scannen genutzt. Mit der direkten Anbindung wird daraus ein Archivzugang: Kategorie auswählen, Dokument scannen, verschlüsselt übertragen und im dokarchiv.cloud nachvollziehbar ablegen.
Ideal für kleine Teams, die vorhandene Hardware weiter nutzen und trotzdem sauber digital arbeiten möchten.
Besonderheit der kompatiblen Brother-Geräte:
Die im Vertriebsleitfaden gelisteten Modelle unterstützen die direkte Übergabe per Schnittstelle. Damit beginnt der Dokumentenprozess nicht erst am PC, sondern direkt am Gerät.
Kompatible Brother-Geräte ansehenDokumentenarchiv
Die gemeinsame Ablage für alles, was sonst verstreut liegt.
Aufträge, Lieferscheine, Angebote, Rechnungen, Verträge und E-Mails bleiben im Kontext. Rechte, Kategorien und Vorgänge geben Struktur, ohne kleine Teams in Administration zu ertränken.
E-Rechnung & Faktura
Vom Schreiben bis zur Ablage ein sauberer Vorgang.
Faktura unterstützt kleine Unternehmen beim Erstellen professioneller Rechnungen. E-Rechnungen werden empfangen, angezeigt und im Archiv für spätere Nachweise bereitgehalten.
E-Mail-Archivierung
Das Postfach wird Teil der Dokumentenzentrale.
Microsoft 365/Outlook, serverseitige Automatik und gezielte Ablage per Add-in sorgen dafür, dass wichtige Nachrichten und Anhänge nicht im persönlichen Postfach verschwinden.
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